こんにちは、サーバーの Java アプリケーションを書いている持田です。 今日は先日開催した YouTrack 勉強会の内容を紹介したいと思います。
開催の経緯
L is B の direct 開発担当はタスク管理に JetBrains 社の YouTrack を使っています。 こちらは僕が入社したときには既に使っていたため、他の JIRA や Backlog などではなく、なぜ YouTrack を選定したかは 特にわかっていませんが、個人的にはショートカットなどが JetBrains 製 IDE と似ているところもあり、 わりと使いやすいイシュー・トラッカーであると認識しています。
ここ最近では、 YouTrack の適用範囲を拡大しており、お客様からのお問い合わせ及び付随する調査についても YouTrack に記録するように しています。かつてはお客様から問い合わせを受け付ける担当者ごとにノウハウが蓄積していて、レスポンス時間にばらつきが発生していました。 そこで担当者間のばらつきをなくすよう YouTrack にノウハウを蓄積するために用いることにしたのが始まりでした。
ここまではよさそうな話ですが、実際のところ、 YouTrack に入力してくれる方は一部に限られており、 後の方は direct に問い合わせを投げてしまって、ログが流れていってしまうことが多々ありました。 そのようなときは僕が代わりに入力したり、お願いして入力してもらったりしたのですが、 最初から YouTrack に入れてもらえれば効率が良いものと思われます。 そこで尋ねてみたところ、いまいち使い方が分かりづらい…いろいろと入力する箇所があるが、何に何を入力すればいいのかわからない… とのことでしたので、一度集まって勉強会をやりましょうと提案して、勉強会を開催する運びとなりました。
勉強会の内容
YouTrack 勉強会の内容は次のとおりです。
- YouTrack の概要
- 今日の目標
- 「YouTrack わからん」から「YouTrack に登録したから見ておけ」になる
- YouTrack を使わない理由を探る
- YouTrack がわからない理由をカマかけて確認
- 開発部メンバーの使い方を覚えてもらう
- 実際に YouTrack に業務上ありそうな問い合わせを登録してみる
- イシューには明瞭なタイトルをつける
- お客様より聞き出してもらいたい情報
- 登録したイシューを検索
- 簡単なクエリーを紹介
- クエリの組み合わせを紹介
YouTrack への登録の練習
実際に使わない理由を伺ってみたところ、次のような意見がありました。
- 入力できる項目が多く、何を入力すればいいのかわからない(再掲)
- よくわからないボタンなどがあって、押していいのか戸惑ってしまう。
- 担当者の項目に誰を入れていいのかわからない
一つわからないことがあると、積極的に登録できなくなってしまうというのが、原因としてあったようです。 わからない項目があるのは仕方ないですが、 YouTrack に登録されずに direct に入力して流されるのはもったいないです。 そこで、登録してもらえることを前提に次のような回答をしつつ、練習として YouTrack にイシューを登録しました。
- 入力する項目を限定する。具体的には、 Title と Description を確実に記述してもらう。 Type/Assignee/Subsystem といったフィールドは可能であれば記述するにとどめる。
- ボタン類を解説。ただし、上記の通り Title/Description の記述に専念するとあまり使わない
- 担当者のフィールドも Subsystem というフィールドから自動で決定されるし、開発部の担当者が適切な担当者にアサインするので、無理に入れる必要はない。
クエリーの練習
また、問い合わせに対して確実にフォローしていけるように、イシューを後からでも検索できることが望ましいので、 簡単なクエリーとその組み合わせについても紹介しました。
自分が作ったイシュー
created by: me
プロジェクトを指定するクエリー
練習は TRIAL というプロジェクトで行いました。そこでこの TRIAL のイシューを探してみることにしました。プロジェクトを限定するクエリは次のとおりです。
project: TRIAL
特定のプロジェクトから自分が作ったイシューを探すクエリー
クエリーを組み合わせます。二つのクエリーを半角ブランクで挟むことで、両方を満たす(AND)クエリーになります。
created by: me project: TRIAL
以上が YouTrack の勉強会の内容ですが、参加された方々には好評だったようです。 開催からまだ日数がたっていないため、効果がまだ計測できていませんが、 参加しなかった営業担当がYouTrack に要望を書いてくれたりするなど、 社内で YouTrack を使っていくぞという雰囲気が作れたのではないかと思います。
また、 YouTrack mobile からの入力方法やイシューのステータス変更、ダッシュボードの活用法など、 まだまだ伝えきれていない内容があり、まだまだ教えてもらいたいことがいっぱいあるとのことで、 もしかしたら次回の YouTrack 勉強会が開催されるかもしれません。
以上の通り、まだまだ YouTrack については語り尽くせていないので、 YouTrack について伺いたい方がいらっしゃれば是非講演依頼をください。 また、弊社で開催される YouTrack 勉強会に社員として参加したい方はこちらからご応募ください！